Lors de votre inscription
En complément des éléments déjà demandés, vous nous fournissez :
- CV à jour
- Diplômes/Attestations
- Charte de qualité signée (signature électronique par simple saisie de Nom et Prénom en page 13)
- Attestation de déclaration d’activité en préfecture (dite ‘’agrément formateur’’)
- Attestation d'exonération de TVA s'inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue
Contractualisation
- Une convention de formation professionnelle est passée entre le client et nous
- Un contrat de sous-traitance de formation est passé entre vous et nous
Quand, quel modèle de document, pour quelle utilisation et à qui l'envoyer ?
Astuce : Retrouvez grâce au moteur de recherche de notre base de connaissance comment compléter chaque document.
Documents | Modèle fourni au formateur
| Utilisation | puis a transmettre à Ventoris à cette adresse | Quand les transmettre à Ventoris ? |
Avant la formation | Fiche d'identification du besoin Client | Oui (1) | A compléter et à transmettre au Client en annexe 5 de la CFP | hello@ventoris.io | 48h avant le début de la formation |
Matrice de conception de formation | Oui (1) | A compléter et à transmettre au Client en annexe 6 de la CFP | hello@ventoris.io
| 48h avant le début de la formation
| |
Plaquette de formation | Oui (1) | A compléter et à transmettre au Client en annexe 7 de la CFP | hello@ventoris.io
| 48h avant le début de la formation
| |
| Evaluation des prérequis (facultatif) | Non | A faire réaliser par chaque stagiaire avant le début de la formation en cas de prérequis nécessaires | hello@ventoris.io | 48h avant le début de la formation | |
Convention de formation professionnelle | Oui
| A compléter puis à faire signer par le Client puis par nous | hello@ventoris.io
| 48h avant le début de la formation
| |
Contrat de sous-traitance de formation | Oui | A compléter, à signer puis à nous faire signer | hello@ventoris.io
| 48h avant le début de la formation
| |
| Modalités d’accueil et d’accompagnement | Oui (1) | A envoyer aux stagiaires au minimum 7 jours avant le début de la formation | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation | |
| Informations concernant les effectifs formés | Oui (1) | A compléter et à transmettre à Ventoris | hello@ventoris.io | 48h avant le début de la formation | |
Attestation de prise en charge financière | Non | A se faire transmettre par le Client le cas échéant | hello@ventoris.io
| 48h avant le début de la formation
|
Pendant la formation | Positionnement et auto-évaluation | Oui (1) | Partie « positionnement » à faire compléter par chaque stagiaire en amont ou au début de la formation | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
|
Ressources pédagogiques | Non | A mettre à disposition des stagiaires durant la formation | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
| |
Feuille(s) de présence | Oui
(1) | A faire compléter et co-signer par les stagiaires et le client | billing@ventoris.io | Chaque mois de la formation |
A la fin de la formation | Positionnement et auto-évaluation | Oui
(1) | Partie « auto-évaluation » à faire compléter par chaque stagiaire | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
|
Questionnaire Stagiaire | Oui
(1) | A faire compléter par chaque stagiaire | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
| |
Questionnaire Client | Oui (1) | A faire compléter par le Client | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
| |
Fiche de suivi du formateur | Oui (1) | A compléter tout au long de la formation le cas échéant, à minima à la fin de la formation | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
| |
Attestation de fin de formation | Oui (1) | A compléter et transmettre à chaque stagiaire | billing@ventoris.io | au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de la fin de formation
|
En continu | Amélioration continue des formations | Oui | Outil à utiliser tout au long de sa carrière, au moins une fois par mois. | billing@ventoris.io | Chaque mois |
(1) Document également présent dans le pdf complétable de la Convention de formation professionnelle 
A noter :
Pour pouvoir proposer au client une convention de formation, votre structure doit également avoir fait l'objet d'une déclaration initiale d'activité en préfecture (dite "agrément formateur").
Le nombre de stagiaires indiqué sur les feuilles de présence et attestations de fin de formation doit correspondre à l'effectif indiqué sur la convention de formation.
Si la formation se déroule sur plusieurs mois, chaque mois précédent le dernier mois de formation, en complément de votre facture, vous nous transmettez les feuilles de présence co-signées avec le client et chaque stagiaire pour ces mois.
En tant qu’Organisme de formation, nous ne délivrons pas d’Actions de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), de bilan de compétences, ni de formation en apprentissage.
Avant d'établir une convention de formation professionnelle, et afin de vous assurer des éléments que vous allez renseigner, voici les points à vérifier avec votre client :
1-Les stagiaires ont-ils bien un contrat de travail avec l'établissement signataire de la convention ?
Dans le cas contraire, s'agissant de sous-traitance de formation, le contrat commercial soumis à TVA doit être utilisé.
Un stagiaire peut être gérant salarié, dans ce cas, une prise en charge par un OPCO doit être prévue ou une preuve du statut de gérant salarié doit nous être transmise avec la convention signée.
2-S'il y a plus d'un stagiaire, tous les stagiaires sont-ils bien formés ensemble pendant toute la période de la formation ?
Dans le cas contraire, vous devez établir une convention pour chaque groupe de stagiaires.
3- Le client règle-t-il les factures directement ou fait-il une demande de prise en charge avec subrogation de paiement à son OPCO ?
En cas de prise en charge de la formation par un OPCO avec subrogation de paiement, vous devez l'indiquer sur la convention de formation professionnelle et transmettre l’ "Attestation de prise en charge financière" de cet OPCO à votre responsable de compte avant le début de la dite formation.
Seules les prises en charges totales sont prises en compte. En cas de prise en charge partielle de l'OPCO, nous demandons à l'entreprise cliente de nous régler directement sans subrogation de paiement.
Dans le cas où un OPCO demande au client lors sa demande de prise en charge un exemplaire de la convention de formation professionnelle signée des deux parties, vous nous transmettez cette demande avec la convention mentionnant la prise en charge directe de l'OPCO et la mention suivante dans la zone commentaire :
''Le client s'engage à régler directement la prestation si l'OPCO ne prend pas en charge 100% de la prestation ou que la subrogation de paiement totale n'est pas transmise au prestataire avant la première facturation.''
Dans ce cas, vous demandez au client de signer une seconde fois le document au niveau de ce commentaire.
Lors de la première facturation, si nous avons préalablement reçu l'accord de prise en charge totale, la facture est envoyée à l'OPCO. Dans le cas contraire, comme prévu, nous envoyons notre facture au client qui nous réglera la facture.
Les sommes réglées par le client au titre de conventions de formation hors subrogation de paiement sont libératoires et peuvent donc être déduites directement de la contribution annuelle versée par le client à son OPCO.
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